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Política de privacidad

ETM COLOMBIA S.A.S es una compañía dedicada a la importación y comercialización de maquinaria, equipos e insumos para la industria textil en el territorio colombiano, y reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales sus trabajadores, clientes, proveedores y en general, de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal. Para el efecto, ha creado la presente política de privacidad para el tratamiento de datos personales (en adelante la “Política de Tratamiento”) la cual regulará la información y datos que sean recogidos, almacenados y/o administrados por EL RESPONSABLE de conformidad con la Ley.


RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Para todos los efectos, será responsable de los datos, la compañía: ETM COLOMBIA S.A.S. Nit. 901.109.084-7, con sede principal ubicada en la Calle 80 Sur No. 47D 65-D BD 105 Sabaneta-Antioquia, Colombia.


MARCO LEGAL APLICABLE AL TRATAMIENTO
En virtud de la presente Política de Tratamiento se aplicarán los siguientes referentes normativos y los procedimientos / lineamientos expedidos por EL RESPONSABLE para el tratamiento de los datos personales.

 

  • Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decreto 1377 de 2013, incorporado en el Decreto Único 1074 de 2015.
  • Ley 2300 de 2023
  • Decretos Reglamentarios.
  • Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Jurisprudencia aplicable.
  • Titulo V de la circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio.


Otras normas jurídicas que se creen en el futuro y que sean aplicables.


DEFINICIONES
En aras de respetar los parámetros legales se presentan las siguientes definiciones, contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. En caso de que la ley sea modificada, reemplazada en estos aspectos, su significado será aquel que se indique en las normas legales vigentes:


Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.


Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.


Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.


Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.


Área encargada de Protección de Datos Personales/Oficial de Privacidad: responsable al interior de la Compañía, encargado de vigilar, controlar y promover la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.


PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente política de tratamiento de datos personales se regirá estrictamente por lo estipulado en los siguientes principios rectores:

 

  • Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
  • Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, de acuerdo a la constitución y la Ley, así como informada al titular.
  • Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso, informado y auto determinado por el titular o por mandato legal o judicial. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.
  • Seguridad: La información debe manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley. Toda persona que intervenga en el procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado.


TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
En su calidad de responsable del tratamiento de los datos recolectados, EL RESPONSABLE podrá recolectar, tratar y almacenar en sus bases de datos información y datos personales de sus clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y demás colaboradores, respecto de los cuales declara que los mismos serán procesados con ocasión de una(s) de la(s) siguiente(s) finalidad(es):


1. Gestión Administrativa y Contable.
1.1 Gestionar los datos recolectados para administrar estados de cuenta a cada uno de estos proveedores o clientes.
1.2 Obtener autorización para revisar pasado crediticio en centrales de riesgo.
1.3 Administración y formalización de los convenios y contratos comerciales con los proveedores y prestadores de servicio de la Compañía y soporte para las auditorías externas e internas.
1.4 Reportar anualmente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dando cumplimiento a las obligaciones legales de la Compañía.
1.5 Registro y soporte de la información financiera y contable en el software de la Compañía, con el fin de realizar seguimiento a las transacciones realizadas.
1.6 Administración de los Contratos de los terceros que prestan servicios a la Compañía, como: arrendadores, vigilancia, jurídica, entre otros.
1.7 Gestionar los procesos de facturación y gestionar el proceso de cobro asociado con el vencimiento de los plazos de pago otorgados en la facturación de la Compañía, con el fin de soportar los pagos dentro de la contabilidad interna y, servir como soporte para las auditorías externas e internas.
2. Gestión comercial, proveedores y contratistas.

2.1 Gestionar la vinculación de clientes y proveedores para facilitar el manejo interno de los procesos contables, administrativos y financieros de la Compañía.
2.2 Mantener la relación comercial y futuras negociaciones con los proveedores y contratistas de las diferentes áreas de la Compañía.
2.3 Gestionar los programas de capacitación y formación de los trabajadores de la Compañía acordes con los requerimientos del cargo de las áreas comerciales de la Compañía.
2.4 Control y seguimiento de los porcentajes de distribución y logística con los proveedores de la Compañía. 2.5 Publicidad de las promociones comerciales.
2.6 Publicidad y prospección comercial a través del envío de mensajes de texto a los clientes de información de promociones.
3. Recursos Humanos y Salud Ocupacional.
3.1 Promover los procedimientos de verificación y evaluación de los aspirantes en los procesos de selección, con el fin de ocupar las vacantes ofrecidas por la Compañía.
3.2 Realizar y verificar los resultados de los estudios integrales de seguridad a los aspirantes de la Compañía, como requisito previo a la contratación laboral.
3.3 Control y seguimiento de la formalización de la vinculación laboral de los trabajadores de la Compañía. 3.4 Soporte y seguimiento de la entrega de dotación a los trabajadores de la Compañía, en razón a los requerimientos del cargo a proveer y la legislación laboral vigente.
3.5 Control y seguimiento del personal activo e inactivo de la Compañía con fines estadísticos. 3.6 Control y seguimiento de los trabajadores temporales en el transcurso de la ejecución de su contrato laboral con la Compañía.
3.7 Verificar el pago de nómina de los trabajadores de la Compañía con el fin de reportar las novedades laborales con incidencia en la liquidación, recobro y pago de nómina.
3.8 Gestionar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, con el fin de mitigar riesgos, así́como la adecuada atención de incidentes o eventos en el desarrollo de las diferentes actividades laborales. 3.9 Promover el desarrollo de actividades de bienestar, planes de acción, dotación y desarrollo integral del trabajador en su entorno laboral.
3.10Control y seguimiento del ausentismo de los trabajadores de la Compañía con fines estadísticos. 3.11 Administrar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, para realizar un seguimiento de los exámenes médicos de ingreso y retiro del trabajador.
4. Tecnología y seguridad Informática.
4.1 Promover los controles de los sistemas informáticos y tecnológicos de la Compañía con el fin de llevar la administración de claves, usuarios, licencias informáticas y soporte tecnológico.
4.2 Garantizar la seguridad de la información personal y financiera de nuestros proveedores y colaboradores; y a su vez contar con la información amplia y suficiente que nos permita brindarles el mejor servicio.


TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE
De acuerdo con la ley 1581 de 2012 son datos personales sensibles “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” Dentro de ellos se encuentran reconocidos también los datos de los menores de edad.


EL RESPONSABLE deberá tratar datos de esta naturaleza, en el desarrollo de las relaciones con sus empleados y/o candidatos en procesos de selección especialmente los relativos a la salud, y eventualmente datos de naturaleza biométricos en la implementación de medidas de seguridad en sistemas de control de acceso a sus instalaciones o a algunos espacios físicos, en todo caso en el tratamiento de dichos datos se adoptarán medidas especiales de seguridad, y en todo caso cuando vaya a ser solicitada la autorización para el tratamiento de datos sensibles será advertido al titular las finalidades para las cuales serán tratados y les será informado que cuentan con el derecho de abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.


DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que estén siendo objeto del tratamiento por parte de EL RESPONSABLE o los encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL RESPONSABLE, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo estipulado en la ley.
  • Ser informado por EL RESPONSABLE previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento EL RESPONSABLE ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la Ley.
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
  • Conocer nuestra Política el tratamiento de Datos Personales, y los cambios sustanciales que se lleguen a producir en esta.
  • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
    Otros que le otorgue las normas jurídicas vigentes.


DEBERES DE LA COMPAÑÍA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
EL RESPONSABLE se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de su derecho de hábeas data. • Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular, así como buscar el medio para obtener dicha autorización.
  • Deberá informar de manera clara y expresa a sus usuarios, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, EL RESPONSABLE deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate.
  • Informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
  • En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la Ley o en el presente Manual.
  • Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo. • Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
Con ocasión de las actividades desarrolladas por EL RESPONSABLE, su casa matriz, filiales, subsidiarias, sucursales y grupo empresarial, esta podrá servirse de transferir y/o transmitir información para que sea tratada por terceros responsables dentro y fuera del territorio nacional. Esta transferencia de datos personales deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente Política de Tratamiento y a los estándares de seguridad implementados por EL RESPONSABLE. EL RESPONSABLE está autorizada en realizar transmisión y transferencia internacional de datos entre su casa matriz, filiales, subsidiarias, sucursales y grupo empresarial.


COOKIES
EL RESPONSABLE, puede utilizar cookies durante la prestación de servicios en la página web, con el objetivo de mejorar el funcionamiento de la misma, estos no se almacenan en servidores propios, sino en el dispositivo o computador de quien la visita y el usuario podrá optar por aceptarlas o rechazarlas mediante la configuración de su navegador, teniendo en cuenta que el rechazo podrá afectar el normal funcionamiento de algunos elementos de la página web.


Las políticas de privacidad de aquellos sitios a los que los visitantes accedan mediante enlaces que se tengan en la página web http://www.etmcolombia.com.co/ no tienen relación ni son responsabilidad de ETM COLOMBIA S.A.S.
ENVÍO DE MENSAJES ELECTRONICOS Y SMS
En aras de proteger el derecho a la intimidad de los clientes, usuarios, proveedores, consumidores y agentes de interés respecto de los cuales se ejerce tratamiento de información personal se establecen los canales, horario y periodicidad en la que estos pueden ser contactados por EL RESPONSABLE conforme a la Ley:

 

  • El Titular respecto del cual se ejerce tratamiento de información personal, solo podrá ser contactado mediante los canales que éste autorice para tal efecto.
  • El envío de mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones web, correos electrónicos y que realicen llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario, solo podrán ser realizados en el horario de lunes a viernes de 7:00 am a 7:00 pm, y sábados de 8:00 am a 3:00 pm, excluyendo cualquier contacto con el Titular los días domingos y festivos.
  • Una vez establecido el contacto directo con el Titular, este no podrá ser contactado por gestores de cobranza mediante varios canales durante una misma semana ni en más de una ocasión durante el mismo día.
  • En caso de que el Titular requiera ser contactado en horarios diferentes a los aquí establecidos, deberá manifestarlo expresamente a través de un instrumento distinto al contrato o acto que rige la relación jurídica entre aquellos y EL RESPONSABLE y posterior a la suscripción del mismo.
  • Se exceptúan de las medidas anteriores los contactos con el Titular que sean referentes o tengan como finalidad informar al consumidor sobre confirmación oportuna de las operaciones monetarias realizadas, enviar información solicitada por el Titular, generar alertas sobre transacciones fraudulentas, inusuales o sospechosas y las demás que disponga la Ley.


AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO
Para el tratamiento de información personal EL RESPONSABLE solicitará la autorización previa e informada a los titulares de la información, esta podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas como aquella otorgada a través de medios digitales como páginas web, redes sociales o WhatsApp. EL RESPONSABLE conservará prueba de las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos.


MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
EL RESPONSABLE se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet o correo electrónico según sea el caso. En caso de no estar de acuerdo con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con EL RESPONSABLE.


VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Los Datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado (salvo que se solicite y exista un deber legal de conservarlos). Las bases de datos de EL RESPONSABLE tendrán un periodo de vigencia indefinido ya que el tratamiento de los mismos será necesario mientras subsista EL RESPONSABLE y el desarrollo de su objeto social.


La presente versión de esta política rige a partir de la fecha de su publicación, la cual reemplaza de manera completa toda disposición o política de tratamiento de datos anterior, y estará vigente de manera indefinida y durante el tiempo que EL RESPONSABLE ejecute las actividades descritas en ella y las mismas se correspondan con las finalidades de tratamiento que inspiraron la presente política.